REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE / StaffMill Oy

(yhdistetty ”Seloste tietojenkäsittelytoimista” ja informointiasiakirja)

 

REKISTERISELOSTE

Henkilötietojen käsittely pohjautuu aina suostumukseesi. Pääsääntöisesti käsittelemme tietoja kun olet asiakas- tai työntekijäsuhteessa ja ilmaissut potentiaalisen kiinnostuksen palveluihimme. Lähtökohtaisesti keräämämme henkilötiedot ovat sinulta saadut (esimerkiksi lähettämäsi hakemuksen kautta tai asiakasyrityksen osalta kartoituksen ja tarjouspyynnön yhteydessä). Käsittelemme henkilötietojasi vaaditun ajan, jonka jälkeen poistamme tietosi. Mikäli tietojasi olisi sovituilta osin aiheen käsitellä myös yhteistyökumppaniemme kanssa olemme tehneet asiankuuluvat vaaditut sopimukset ja luvat jotta tietoturva ja salassapitovelvollisuus toteutuu.

1. Rekisterinpitäjä Staffmill Oy / 029 007 4111 / [email protected]

2. Tietosuoja-asioista vastaava: Heikki Törrönen

3. Rekisterin nimi: Staffmill Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on toteuttaa ja hallinnoida liiketoimintaan liittyvät toimenpiteet. Tämä tarkoittaa: asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitoa, rekrytointipalveluiden, henkilöstövuokrauksen, työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitoa sekä muita henkilöstöpalveluihin liittyviä toimenpiteitä. Tietoja voidaan hyödyntää myös tiedottamiseen ja tarvittaessa markkinoinnin toteuttamiseen. Mikäli asiakastietoja analysoidaan tai käytetään tutkimustoiminnassa ei tutkimustuloksista ilmene rekisteröityjen henkilötietoja. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

5. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakas- tai työntekijäsuhde. Henkilötietojasi ei käytetä profiloinnissa.

6. Rekisteröityneet ryhmät

Staffmill Oy:n asiakkaat ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilö sekä Staffmill Oy:n työntekijät ja työnhakijat, sidosryhmien yhteyshenkilöt sekä markkinointiviestinnän tilanneet.

7. Rekisterin tietosisältö

Staffmill Oy:n asiakasrekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

 

Yritysasiakkaan nimi, y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot, yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema yrityksessä, puhelin, sähköposti, osoite), kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot

 

Työnhakijoiden ja työntekijöiden rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja (niiden ollessa tarpeellisia)

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • suosittelijatiedot
  • videohaastattelujen tallenteet
  • henkilön itsensä toimittamat muut tiedot (esim. työnäytteet)

 

Työntekijöiden rekisterissä voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi käsitellä

seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilötunnus
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät tiedot
  • pankkitilin numero
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot (liittyen työsuhteeseen)
  • ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

8. Henkilötietojen vastaanottajat

Staffmill Oy käyttää alihankkijoita ja he käsittelevät henkilötietoja, heidän kanssaan on tehty asiaankuuluvat sopimukset ja luvat, koskien tietoturvaa ja salassapitovelvollisuutta.

9. Tietojen tallentaminen Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pääsääntöisesti kaikki tiedot tallennetaan EU:n alueella. Yhteistyökumppaneiden (mm. soveltuvuustestausten verkkopohjainen järjestelmä) tietoja saatetaan tallentaa EU:n ulkopuolelle. Tällöin varmistamme, että tiedot salataan asianmukaisesti, ja palvelun tuottaja on liittyneet privacy shield-järjestelmään sekä Euroopan Komissio on hyväksynyt yrityksen. Mitään tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ja tietoturva-asioissa olemme huolellisia.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palvelusta riippuen tarpeellinen aika tai kunnes henkilö peruu suostumuksensa. Henkilötiedot tuhotaan asianmukaisesti kunnes palvelut saatetaan loppuun / asiakas peruttaa suostumuksensa.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen

Asiakkaalla oikeus tarkastaa omat tietonsa. Tällöin asiakkaan tulee toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterinpitäjälle.  Rekisterinpitäjä toimittaa ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn pyytämät tiedot.

 

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterissä olevien virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista tai poistamista tai rajoittamista.

 

  • Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.  

12. Suostumuksen peruuttaminen

Asiakas voi halutessaan peruttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. Tämä onnistuu käyttämällä kanavakohtaista peruutustoimintoa tai lähettämällä pyynnön tietojen poistamisesta rekisterinpitäjälle.

13. Tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan työnhakijoiden ja työntekijöiden osalta rekisteröidyltä itseltään. Yhteyshenkilörekisterin tiedot saadaan asiakasyrityksiltä, yhteyshenkilöiltä itseltään,  CRM-järjestelmästämme (olemassa olevat tai potentiaaliset, meihin yhteydessä olleet asiakkaat), julkisistä tietolähteistä tai markkinointitietokannoista.

14. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

15. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tiloissa.

 

Asiakasrekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla kerättyä tietoa käsitellään asianmukaisesti. Tietoja käsittelee vain henkilö kenen työnkuvaan se kuuluu sekä kaikki keräämämme tiedot ovat luottamuksellisia.

 

EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ VERKKOSIVUILLA

Staffmill haluaa tarjota sinulle parhaan verkkokokemuksen, kun vierailet verkkosivustolla. Hyödynnämme tämän vuoksi omia ja yleisesti käytettyjä kolmannen osapuolen evästeitä (tieto jota tallennetaan on tyypillisesti kuinka käyttäydyt verkkosivustolla, ja seuraamme myös, kuinka usein vierailet verkkosivustolla). Keräämämme tiedot ovat nimettömiä, eikä sinua voida tunnistaa niiden avulla yksilönä. Tunnistaminen onnistuu ainoastaan mikäli antaisit meille tietojasi käyttämällä verkkosivuston tarjoamia ominaisuuksia (kuten lomakkeen täyttö).  

Emme käytä sivustoilla tunkeilevia evästeitä henkilötietojen keräämiseen Käytämme alan standardin mukaisia muiden osapuolten, kuten Google Analytics -palvelun, evästeitä verkkokäyttäytymisesi seuraamiseen ja tilastollisten tietojen hankkimiseen kootusti seuraavilla tavoilla: 1) vierailuiden määrää verkkosivustolla, 2) mistä jokainen vierailija saapui (ts. verkkosivusto, jossa vierailit ennen saapumista verkkosivustolle), ja 3) minne jokainen vierailija siirtyy verkkosivustolta.

IP-osoitteeseesi yhdistetty eväste tallennetaan laitteellesi korkeintaan kahdeksi (2) vuodeksi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkoselain tallentaa laitteellesi. Tämän avulla voimme seurata, palaatko verkkosivustolle.

Evästeiden hallinta

Ellet ole asettanut selaimen asetuksia siten, että se estää evästeet, järjestelmämme julkaisee evästeen jokaisella kerralla, kun käytät verkkosivustoa.  Voit myös kieltää evästeiden hyväksymisen aktivoimalla selaimesi asetuksen, joka antaa mahdollisuuden kieltäytyä evästeiden tallentamisesta. Tämä poistaa kaikki tiedot evästeestä. Jos kuitenkin valitset tämän asetuksen, et ehkä pysty käyttämään eräitä verkkosivuston osia tai toimintoja.

Muiden osapuolten evästeet

Kun liikut verkkosivustolla, saatat havaita myös muiden osapuolten sisältöä. Saatamme myös tarjota sinulle mahdollisuuden tiivistää vuorovaikutusta kanssamme ja jakaa muiden kanssa tietoa käyttämällä sosiaalisen median verkkoja, kuten Facebook, Linkedln ja Twitter. Tämä sisältö lisätään, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla huolellisesti valitun informaation avulla, joka saattaa olla sinulle asianmukaista tai mielestäsi kiinnostavaa. Tästä saattaa kuitenkin seurata, että nämä muut palveluntarjoajat tallettavat laitteellesi evästeitä, joita emme voi hallita.